Gestión documental
En Varadero Software Factory somos conscientes de la importancia de disponer de un sistema de gestión de la documentación de la empresa ágil y eficiente.
Desarrollamos las herramientas necesarias para que pueda gestionar la documentación de su compañía en un entorno Intranet o Extranet creando soluciones alineadas a los procesos y flujos de trabajo propios de cada uno de nuestros clientes.
Características principales de nuestras soluciones de Gestión Documental
Creación de un respositorio de información
El núcleo de cualquier sistema de gestión documental es el repositorio centralizado de documentos que permite gestionar y acceder a la información fácilmente. Desarrollamos el sistema a medida según las necesidades de cada cliente y sus circunstancias particulares.
Catalogación por tipo de documentos
Los sistemas de gestión documental de Varadero Software Factory incluyen la posibilidad de catalogar la información creando diferentes tipos de documentos con sus campos propios que permitan, además de catalogar fácilmente la documentación, localizarla posteriormente por tipo, contenido, etc.
Clasificación semántica de la información: taxonomía
Incorporamos la posibilidad de clasificar la información semánticamente creando un sistema de clasificación estructurado y jerárquico (basado en el concepto de taxonomía). De esta manera se podrá homogeneizar la forma de clasificar la información de manera única y estándar para toda la compañía.
Búsqueda y localización de documentos
Añadimos las herramientas necesarias para poder localizar rápidamente los documentos.
- Búsquedas por campos de catalogación
- Búsquedas por tipos de documento
- Búsquedas semánticas (por taxonomía)
- Búsquedas fulltext
- Búsquedas mixtas (combinando las anteriores)
Configuración de flujos de trabajo
La incorporación de documentos en el sistema, así como la publicación, revisión y aprobación se realizará según los roles y perfiles de usuarios de la compañía siguiendo además el work-flow definido con el cliente.
Adaptación al sistema de calidad
Según sea el estándar de gestión de calidad de la compañía, creamos una solución para que siga con las especificaciones de la norma y los procesos definidos.
De esta forma se implantarán las funcionalidades necesarios para realizar una gestión de copias y versiones de los documentos adecuada a la norma y a la operativa real de trabajo.
Entorno de explotación web
La solución se desarrolla para utilizarla en un entorno web que permita minimizar los recursos necesarios para el acceso al sistema.
El entorno de explotación web permite implantar el sistema en una Intranet / Extranet con la posibilidad de ofrecer acceso externo, cumpliendo las políticas de seguridad y de acceso a la información de la empresa.
Opciones para la implantación de un gestor documental
En Varadero Software Factory ofrecemos varias posibilidades para la creación del gestor documental del cliente en función del tipo de empresa (pequeña, mediana o grande) así como del marco tecnológico del cliente
Implantación del gestor documental propio de Varadero Software Factory.
Pensado para PYMES, hemos creado una solución de gestión documental que parametrizamos / adaptamos a la realidad del cliente. Esta solución está basada en tecnología LINUX (PHP y MySQL) y puede instalarse tanto en la Infraestructura técnica del cliente como en un entrono externo de Hosting.
Implantación del Microsoft SharePoint (MOS)
Orientado a Grandes Compañías, implantamamos, parametrizamos y mantenenmos gestores documentales basados en Microsoft SharePoint Portal Server adaptándolo a los flujos, tipos de documentos, estructura de organización de la información y seguiridad de acceso a la información definidos conjuntamente con el cliente.
Implantación del motor de búsqueda Lucene
En el ámbito de creación de sistemas específicos de búsqueda de documentos, tambien implementamos aplicaciones basadas en el motor de búsqueda Lucene como base para la creación de aplicaciones web con gestión de la información integradas en este motor.
El proyecto de Implantación de un gestor documetnal
Como cualquier otro proyecto, cada vez que un cliente necesita la implantación de un sistema de gestión documental, creamos un proyecto específico siguiendo la metodología de proyectos de Varadero Software Factory.
Tras un análisis y estudio inicial con el cliente, se realiza una propuesta técnica que describe el alcance, el timing y el precio de los servicios de Varadero Software Factory para la implantación del gestor documental.
En el momento de aceptación, se crea el proyecto específico con las fases estándar de la metodología de Varadero Software Factory adaptadas a la implantación de una solución de estas características:
- Definición, organización y planificación del proyecto.
- Análisis y diseño del Gestor / Flujos de trabajo y Roles
- Implementación / parametrización de las funcionalidades
- Control de Calidad
- Verificación con cliente
- Puesta en marcha del proyecto